An einem bestimmten Punkt der Kongressvorbereitung bindet das Organisationsteam eine Reihe von Studierenden ein, die es bei der Konkretisierung der Vorbereitung unterstützt. Dabei kommt der Eventleitung im Vorhinein des Kongresses die Rolle zu, das ersonnene Programm sowie Auf- und Abbau in einen detaillierten Ablaufplan zu überführen. Dieser umfasst alle Koordinationsbereiche und soll die Verantwortlichen dieser Bereiche orientieren sowie in ihrer Vorbereitung und Durchführung des Kongresses unterstützen – es kann von einer Kondition des Selektionsrahmens gesprochen werden. Von besonderer Bedeutung ist dabei der enge und regelmäßige Austausch zwischen Organisationsteam, OvalOffice, Logistik und Eventleitung, in welchem Rohfassungen des Ablaufplans besprochen sowie Informations- bzw. Anpassungsbedarfe ermittelt werden.
Unter der Voraussetzung, dass der Ablaufplan die Koordinierenden der unterschiedlichen Bereiche hinreichend orientiert und der Plan vorbehaltlich bestimmter Anpassungen umgesetzt wird, kümmert die Eventleitung sich während des Kongresses um alles, was in einem solchen Ablaufplan nicht erfasst werden kann – spontane Anforderungen und zufällige Ereignisse – sowie um das, was nur auftritt, weil es einen solchen Plan gibt. Planung kann als Markierung einer Zukunftserwartung betrachtet werden und in gewisser Weise ist es mithin erforderlich, das Eigenleben des Projektierten stets im Blick zu behalten und unter Umständen nachzusteuern. Außerdem gilt das Augenmerk der Eventleitung dem Versuch, das Organisationsteam von allfälligen Durchführungsfragen abzuschirmen, damit es die Früchte seiner intensiven Auseinandersetzung genießen kann. Sie ist somit Ansprechperson für die Anliegen der Mitarbeitenden und Koordinierenden und sortiert Hervorgehobenes für das Organisationsteam vor.
Im Idealfall merken die Kongressteilnehmenden nichts von der Präsenz der Eventleitung – sie hält sich im Hintergrund, beobachtet das (Gesamt-)Geschehen und leitet kleinere Anpassungserfordernisse ab. Sie kümmert sich auch nur bedingt um den konkreten Ablaufplan, weil gar nicht alles gleichzeitig im Blick zu behalten ist bzw. dies von den Koordinierenden getan wird. Die Eventleitung operiert folglich dann vorbildlich, wenn ihre Präsenz mit der einer ‚grauen Eminenz‘ verglichen werden kann.
Karl Janiszewski
studierte bis vergangenen Sommer Philosophie, Politik und Ökonomie (B.A.) mit Fokus auf systemtheoretische und erkenntnistheoretische Perspektiven. Erfahrungen in der Gastronomie sowie der Planung, Durchführung und Nachbereitung von (größeren) Veranstaltungen hat er vor dem Studium und während des Studiums sammeln können – während des Studiums hat er bei mehreren Kongressen für Familienunternehmen in unterschiedlichen Rollen (Servicekraft, Verantwortung Cateringbereich und Eventleitung) gearbeitet, als Projektleitung zwei Sommerfeste der Uni verantwortet und über Jahre eine tragende Rolle im Unikat gespielt. Im Allgemeinen motiviert ihn, Anforderungen umzusetzen, Impulse einzubringen und reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Die Durchführung von Veranstaltungen ermöglicht ihm einen meditationsartigen Zustand, da die Aufmerksamkeit (beinahe) ausschließlich auf die gegenwärtige Situation gerichtet ist und wenig um Vergangenes oder Zukünftiges kreist.
